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紫式子日記

メインが耽美系アート・映画・絵画から、文房具・ライフハックに移行しています。だいぶ世俗化しました……。
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新入社員教育用にノート・メモ・議事録用メモの取り方のアドバイス集を作ったので公開します

タイトルのまんまです。
Dropboxに置いてあります。
ノート・メモ・議事メモの取り方.pptx

新入社員の皆さんへというタイトルですが、入社してしばらく経つ方や、プライベートのメモ・ノート作りにも使っていただけるかと思います。
必ず日付を書くとか、意外とできてない人、多いです。

Microsoft PowerPointで作った後、Googleスライドで編集してさらにダウンロードして……ってやったので、レイアウトぐちゃぐちゃです。
すみませんが各環境できれいに直してください……。

新人指導用にも、ご自分用にも、好きに使われてください。
改変可です。業種・職種・各職場のお作法により、過不足があると思いますので、適当に解釈したり直したりして使ってください。
出典を明記する必要はありませんが、そのまま再配布したり、改変して再配布したり、「俺が作った!」って嘘つくのやめてくださいね。



2017/04/15 追記
さすがにパワポ置いておくだけじゃ不親切だなと思い直したので、中身を貼ります。
内容はパワポと一緒です。



~新入社員の皆さんへ~
ノート・メモ・議事録用メモの取り方 アドバイス集

[もくじ]
いろいろなノート/メモに共通して使えるテクニック①
(最低限実践してほしい4点)
いろいろなノート/メモに共通して使えるテクニック②
(慣れてきたら自分なりのやり方を試してほしい3点)
作ってほしいノート/メモ① 予定管理
作ってほしいノート/メモ② やることリスト
作ってほしいノート/メモ③ 聞いたこと/やったこと記録
作ってほしいノート/メモ④ 議事録(用のメモ)



いろいろなノート/メモに共通して使えるテクニック①
(最低限実践してほしい4点)


*後で見返すためにノート/メモはあります。「見返したときにわかりやすく」が大命題

・日付を書く(必要に応じ、時間や場所も記録する)
  ・ノート/メモの一番上の行や、上部の余白に書く。
  ・後で「あの日のメモどこだっけ?」とパラパラめくったときに探しやすい場所に書く。
・タイトルを付ける
  ・日付と同じ行や、日付の次の行に書く。
   例:「4/13 やること」「4/17 進捗会議」
・箇条書きにする
・上から下、左から右に向かって書く
  ・見返すとき、見つけにくかったり前後関係を間違えたりします
  ・ワープしたり、逆流したりしない
  ・無駄なページが出ても気にするな!

*とにかく、ノート/メモとペンは必ず持ち歩いてください



いろいろなノート/メモに共通して使えるテクニック②
(慣れてきたら自分なりのやり方を試してほしい3点)


・スペースをぜいたくに使う
  ・タイトル/テーマ/話題の変わり目は、行を空ける。
  ・必要に応じ、区切り線を引く。
  ・のびのび書けるサイズのノート/メモを使う
  (書くところが狭いと、そこに意識が集中し、肝心の話の内容を聞き逃してしまう)
・ノート/メモは「ある程度」用途別に分ける
  ・分けすぎると、置き忘れたり、何をどこに書いたかわからなくなる可能性があるので、適度に。
   例:社内用のメモ、部内進捗会議用のノート、現場用のノート
・(慣れてきたら)略語や略字を使う
  ・スピードアップの工夫
  ・例1:固有名詞(名古屋~→NGY、大阪~→OSK)
  ・例2:頻出用語(リリース→○+R、リカバリ→□+R)
  ・例3:頻出漢字(病→疒+B、療→疒+R)



作ってほしいノート/メモ① 予定管理

・新人研修期間は必要性が低いですが、現場デビューすると必要です!
・スケジュール帳(手帳)
  ・月間タイプ(マンスリー)
    メリット :予定を一望できる
    デメリット:細かく書き込めない
  ・週間タイプ(ウィークリー)
    月間タイプと週間タイプを併用している人が一番多い
    未来にやること、過去にやったこと(工数)が適度に書き込める
  ・日間タイプ(デイリー)
    メリット :細かく書き込める。日別のやることリストに使用できる
    デメリット:予定を一望できない。月間タイプとの併用等が必要
・スマートフォン
  ・スケジュール管理アプリ
    メリット :パソコンのスケジュール管理アプリやWeb上のカレンダーと同期できる
    デメリット:起動に時間が掛かる。遊んでいるように見られる

*予定だけでなく、目標・野望の管理にも使えます
 (○月に何をやりたい、△月までにこうなりたい)



作ってほしいノート/メモ② やることリスト

・上司/先輩に指示されたことや、自分でやらなければと思っていることを書く
・すぐ目につくところに置けるサイズの紙に書く(メモ用紙、ミニノート等)
・箇条書きにし、済んだものは印を付ける
  ・チェックリスト形式(左端に□を書き、済んだらレ点を入れる)にするのも良い
  ・一定期間残しておけば、その日/その期間に何をやったかの報告に使える
・必要に応じ、上司/先輩に見てもらう
  ・内容に相違や不足がないか確認してもらう
  ・その日のはじめと終わりに見せれば、あなたがその日やること/やったことを、上司/先輩に把握してもらえる
・ある程度まとめて書く
  ・その日/その期間にやるべきことがどこに書かれているか把握できるようにする
  ・まとめすぎると、短期でやることと中・長期でやることが混ざってわかりづらい
  ・分散しすぎていると、やり忘れの原因になる



作ってほしいノート/メモ③ 聞いたこと/やったこと記録

・資料の保存場所、システムの操作方法、ログインID等
  ・現場に出たときもそれぞれの場所で必要になる
  ・色を付ける、囲う、付箋を貼る等して、すぐ見つけられるようにする
  ・ノート/メモの管理に注意!
・何かの手順や方法
  ・教わったり質問したりしたら、書き留めておく
  ・2回目以降は質問しなくて済む
  ・後輩に教えるときに流用できる
・長期スパンで繰り返し使用するものは電子化する
  ・数ヶ月に一度/1年に一度行う作業の手順はテキストファイル等にする
  ・自分のパソコンだけでなく、共有サーバ等の個人フォルダにも保存する
  ・紙のノート/メモを使い切って、切り替えてしまっても大丈夫



作ってほしいノート/メモ④ 議事録(用のメモ)

・日付、タイトル付け(特に重要)
・事前に予習、準備をしておく(前回までの内容、今回の議題)
・慣れるまでは
  ・とりあえず書く ひらがなでも良いよ!
  ・自分の解釈を入れず、聞こえたまま書く
  ・聞き取れなかった部分はごまかして書かず、「?」マーク等を付けておいて後で聞く
  ・日付や数字(金額)、期間等、具体化できる情報は特に大事
  ・発言者が誰かも書く
  ・後からでも良いので、主語、目的語を書き足す
・慣れてきたら
  ・単語や文章を矢印で結び、話の流れや因果関係を示す
  ・略称や略字を使用し、書くスピードを上げる
  ・マークを付けて、見返したときにわかりやすくする
  (例:自分たちがやるべきことは★マーク、相手方がやるべきことは☆マーク)
  ・要点に絞って書く(「どうするか?」の会議なら「こうする」と決まった結論を書く)
  ・話の展開を予想して、書く準備をする
・+α
  ・会議の中で自分がやるべきことが発生したら、ノートの欄外(または専用のメモ帳)にやることリストを作る。(ノートの欄外に書いた場合は、会議終了後、ふだん使っているやることリストに転記するのをお忘れなく)
  ・会議の中で不明な用語があったら、ノートの欄外(または専用のメモ帳)にメモしておく



以上です!
これで弊社も御社も、少しでも業務が円滑化しますように……。

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HN:
紫式子
HP:
性別:
女性
趣味:
ぱっと見文化的なこと
自己紹介:
なんか王道はずれてるのが好き。
テーマにまとまり無くてすみません。
残念ながらこれが私です。

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